De l’étude des processus d’affaires à la livraison finale

Les astuces de l’administrateur Salesforce de l’étude des processus d’affaires à la livraison finale

De l’étude des processus d’affaires à la livraison finale

Dans cet article, je souhaite aider les administrateurs Salesforce à mieux comprendre les activités de l’entreprise, à identifier les problèmes intrinsèques à ces activités et à fournir des solutions qui stimuleront les ventes. Le processus commence par l’étude et la refonte des processus d’affaires et se termine par des utilisateurs comblés.

En tant qu’administrateur Salesforce, nous savons tous que vous portez de nombreux chapeaux. Pour faire votre travail, vous devez dialoguer avec les ventes, le marketing, l’ingénierie, les ressources humaines et la comptabilité, ainsi que tous les autres services de votre entreprise. Lorsque ces différents services souhaitent que Salesforce leur fournisse quelque chose de précis, vous devez alors jouer le rôle d’analyste.

En tant que conseiller, j’ai travaillé avec un grand nombre d’entreprises différentes. J’ai donc chaussé ces souliers à maintes reprises, j’entends par là ceux de l’analyste. J’ai aussi appris quelques dures leçons en cours de route. J’ai donc développé une astuce que j’aimerais partager avec vous. Elle vous permettra d’atteindre votre but tout en vous économisant temps et argent. Et en vous évitant de vivre de dures leçons.

Il s’agit d’une méthode simple et sans prétention, qui, je vous l’assure, donne les résultats espérés. Le temps que vous devrez consacrer à chaque segment dépendra de la portée du projet en question. Il est évident que plus le projet est important, plus les différentes étapes seront longues.

Donc voici donc ma méthode en trois étapes, 1, 2 et 3, c’est aussi simple que cela :

  1. Recueillir
  2. Résoudre
  3. Semer

 

  1. RECUEILLIR : les 5 Q et la méthode.

Cette première étape exige une grande rigueur. J’insiste sur l’importance de prendre le temps qu’il faut et de faire très attention à ce premier exercice. En effet, j’ai vécu la majorité de mes dures leçons ici. C’est à ce stade-ci que j’ai constaté qu’il aurait fallu poser plus de questions. Je dispose désormais d’une méthode simple pour m’assurer d’avoir en main tous les détails nécessaires. Il me suffit de suivre les 5 Q et la méthode suivante : Qui, Quoi, Quand, à Quel endroit, pourQuoi et de Quelle manière?

Qui – Qui a besoin de cette solution? Discutez directement, ou par le biais d’un intervenant clé, avec toutes les personnes impliquées. Il est fort probable qu’elles travaillent pour différents services.

Quoi – Quels sont les détails du besoin à combler? Quelle est exactement la nature des difficultés à résoudre? Vous aurez besoin d’information provenant de chaque personne identifiée à l’étape précédente, « Qui ». Je vous prédis que c’est cette étape qui exigera la plus grande partie de votre temps.

Quand – Quelles sont les dates butoirs, s’il y a lieu? Existe-t-il des évènements en cours ou à venir qui pourraient avoir une incidence sur votre travail, par exemple, des formations programmées, des licences qui doivent être renouvelées, des contrats qui seront bientôt échus, des périodes de vacances, des conférences, des foires commerciales, etc.?

À Quel endroit pourrez-vous exécuter le travail? Est-il question d’un emplacement physique, sur le site ou d’un projet en ligne? Précisez aussi les détails techniques : s’agit-il d’un environnement de production ou d’un bac à sable? Si vous avez accès à un bac à sable, est-il de la même version que l’environnement de production et serez-vous en mesure de tester les intégrations externes dans ce bac à sable?

PourQuoi les utilisateurs souhaitent-ils voir la mise à exécution de cette demande? Pourquoi est-il important de trouver une solution? Autrement dit, pourquoi vos utilisateurs sont-ils prêts à dépenser une grosse somme pour résoudre la question? La solution Salesforce répondra-t-elle réellement à leurs besoins?

De Quelle manière – Cette question nous mène directement à l’étape suivante.

  1. RÉSOUDRE : Comment aborder le problème

Le débat : Prévoyez un temps de réflexion que vous consacrerez à l’élaboration de la solution que vous souhaitez proposer. Assurez-vous d’identifier les lacunes dans les processus et les risques. N’ayez pas peur de consulter des experts connus, des groupes communautaires, des forums de discussion, des programmeurs et d’autres contacts pour leur demander conseil. Évitez de présumer qu’une longue période de réflexion et que des discussions avec d’autres individus concernant les solutions que vous songez à présenter constituent une perte de temps. C’est exactement ce qu’il vous faut, et c’est d’ailleurs une autre leçon que j’ai apprise à mes dépends. Nous sommes plus intelligents ensemble que séparément. N’hésitez pas à faire appel à votre réseau et à tirer profit de leurs connaissances.

L’ébauche : Documentez votre solution. Nul besoin de faire compliqué. Commencez simplement par des notes autocollantes sur un tableau si c’est ce qui est le plus facile pour vous. Transférez ensuite toutes ces idées sur un schéma professionnel à l’aide d’un logiciel comme Lucidchart, Draw.io ou Gliffy. L’un ou l’autre fera l’affaire. Choisissez-en un sans tarder pour éviter de vous embourber dans la découverte, l’analyse et l’expérimentation qui vous feront perdre votre temps, une erreur que j’ai déjà commise!

L’approbation : Obtenez les approbations et les consentements nécessaires. En faisant approuver votre travail, de préférence par un expert en la matière, vous vous assurez de ne rien oublier et vous aurez l’assurance nécessaire pour mettre en œuvre votre plan.

  1. SEMER : La mise en œuvre.

La mise à exécution : Si vous avez bien fait votre travail dans les étapes Recueillir et Résoudre, celle-ci devrait se passer en douceur. La mise en œuvre est la partie la plus excitante du projet. Elle est à la fois facile et difficile. Vous apprendrez de nombreuses nouvelles techniques chemin faisant. Vous apprendrez à soumettre Salesforce à votre volonté; en déclarant ce que vous voulez, vous le rendrez possible, parfois avec un coup de pouce de nos amis, les développeurs Apex.

Les tests : Cette étape est obligatoire. Vous ne devez jamais relâcher quoi que ce soit dans la nature sans l’avoir auparavant testé rigoureusement. Il faut tester, tester, rectifier les bogues, tester, tester encore une fois, et tester encore. Une fois que vous aurez terminé, vous pourrez mettre votre système en production.

Au terme de ce processus, vous aurez complété les 5 Q et la méthode, donné à tous ceux concernés ce dont ils ont besoin pour faciliter leurs tâches, être plus productifs et enrichir leur travail, y compris le vôtre. Quel beau cadeau!

Pour toute question au sujet de cet article, ou si vous souhaitez simplement discuter, n’hésitez pas à communiquer avec moi. C’est notre métier. Mes collègues de Nubik et moi adorons utiliser Salesforce pour aider les entreprises à s’épanouir.

Par Shilpa Varghese, consultante Salesforce certifiée



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