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Conseils et astuces pour Print Formatter de FinancialForce

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Notre pointage sur Salesforce AppExchange
4.7
5
En date du 13 mai 2021

Print Formatter est une application autonome que vous pouvez utiliser pour créer des modèles d’impression de factures de vente, de notes de crédit, d’avis de remise et de chèques qui peuvent être complétés avec des données provenant de FinancialForce ERP Cloud. Essentiellement, il s’agit d’un canevas sur lequel vous pouvez ajouter les champs que vous souhaitez voir apparaître dans le document final. Vous pouvez également personnaliser l’apparence de vos données en modifiant la police, la couleur, la taille, le format, etc.

DÉMARRAGE

Avant d’utiliser l’application, la première étape consiste à vous identifier. Vous devrez fournir le mot de passe de votre organisation et son jeton de sécurité Salesforce. De plus, n’oubliez pas de préciser le type d’organisation (bac à sable, production) auquel vous souhaitez accéder.

Une fois que vous avez spécifié les informations d’identification de votre organisation, vous pouvez choisir d’ouvrir un format d’impression existant ou d’en créer un nouveau.

CRÉER UN NOUVEAU FORMAT D’IMPRESSION :

1) Cliquez sur Create Print Format.

2) Sélectionnez l’un des modèles de base standards (nous allons créer un format de chèque, mais vous pouvez également essayer de sélectionner « facture de vente », « notes de crédit de vente », « remise » ou « chèques » en fonction de vos besoins). Utilisez « format vierge » pour sélectionner l’un des formats de base standards fournis par Print Formatter.

Maintenant que nous avons notre nouveau format vierge, vous devez placer les champs, les étiquettes et les images que vous souhaitez voir apparaître dans le résultat final.

Print formatter screen shot 2 on Nubik.ca blog

Commencez par ajouter une nouvelle section à partir de la boîte à outils, car cela vous permettra d’ajouter tous les composants disponibles, y compris les champs de données basés sur le type de section.

POUR AJOUTER UNE NOUVELLE SECTION :

1) Cliquez sur l’icône de section dans la boîte à outils.

2) Cliquez sur le calque à l’endroit où vous voulez voir votre nouvelle section.

ASTUCE : Vous pouvez inclure une section, un champ, une image ou tout autre composant et en définir la taille en même temps en maintenant le clic enfoncé pendant que vous ajustez la taille en déplaçant la souris.

Une fois que vous avez défini votre section, vous pouvez ajouter n’importe quel autre composant à l’intérieur de celle-ci.

AJOUT DE CHAMPS DE MÉTADONNÉES

La possibilité d’ajouter de simples messages textuels statiques, des images et des tableaux ne rendrait pas cette application utile si nous n’avions pas la possibilité d’intégrer des données provenant de nos dossiers financiers, car c’est là qu’interviennent les champs de métadonnées. Un champ de métadonnées vous permet d’extraire des données de FinancialForce en définissant le champ précis que vous souhaitez faire apparaître dans le rendu final.

DÉFINIR UN CHAMP DE MÉTADONNÉES :

1) Sélectionnez la section que vous venez de créer et cliquez sur le bouton des propriétés (pour cet exemple, nous allons sélectionner Check Summary afin de pouvoir imprimer les données générales du chèque).

FinancialForce Print Formatter screenshot Nubik.ca blog

2) Cliquez sur l’icône du champ de métadonnées.

3) Cliquez à l’intérieur de la section précédemment créée.

4) Sélectionnez les propriétés pour configurer votre nouveau champ de métadonnées (vous pouvez choisir le champ approprié parmi une variété de champs offerts par FinancialForce Accounting, selon la configuration de la section qui est utilisée comme contenant pour le champ).

ASTUCE : Parfois, l’ensemble des champs de données fournis par FinancialForce et reconnus par Print Formatter n’est pas suffisant pour répondre à vos besoins. Dans ces cas, vous pouvez toujours utiliser l’outil. Ajoutez des champs de données à Print Formatter à partir de tout objet ayant un lien avec Payment Media Summary. Définissez les champs personnalisés sur l’objet, puis utilisez une formule sur le Payment Media Summary pour les mettre en correspondance avec Print Formatter. Print Formatter reconnaîtra tout champ avec le préfixe « ffdcpf » et le rendra disponible dans la liste des champs de données.

Une fois que vous avez ajouté tous vos champs, il est temps de voir à quoi ressemble le format ! Print Formatter nous donne la possibilité de spécifier les critères permettant de récupérer facilement un ensemble de données qui seront utilisées pour construire le document en fonction de notre format. Il existe deux façons de visualiser le format alimenté par des données réelles.

Pour tester le formatage, utilisez le bouton Print Preview. Vous pouvez également utiliser le bouton Print, qui générera des événements d’impression et modifiera l’état d’impression des factures de vente et des notes de crédit de vente pour leur donner le statut Complete dans les données de FinancialForce Accounting.

FinancialForce Print Formatter tips and tricks blog post screenshot by Nubik.ca

Que vous souhaitiez effectuer une impression réelle ou simplement tester le format, en cliquant sur l’un de ces boutons, une fenêtre vous sera présentée dans laquelle vous pourrez spécifier le filtre à utiliser pour récupérer les données (en cliquant sur Next puis sur Preview, vous pourrez voir le résultat de votre requête).

Print Formatter app by FinancialForce screenshot on Nubik.ca

Enfin, cliquez sur le bouton OK pour obtenir le PDF avec le format que vous avez choisi.

ASTUCE : vous pouvez trier les données à imprimer en ajoutant vos critères de tri dans le menu Sort Order sous View. Vous devez y spécifier le champ à prendre en compte pour le processus de tri et l’ordre de tri à appliquer.

FinancialForce app Print Formatter screenshot on Nubik.ca Tips and Tricks blog

Maintenant que nous avons construit notre format, il est temps de sauvegarder notre travail pour le rendre utilisable à l’avenir.

Plusieurs options s’offrent à nous :

  1. Nous pouvons exporter le format afin de disposer d’une copie autonome que nous pouvons importer dans n’importe quelle autre organisation.
  2. Nous pouvons l’enregistrer dans Salesforce en cliquant sur Save.
  3. Ou nous pouvons l’enregistrer comme gabarit pour le réutiliser.

CONSEIL : Sauvegardez fréquemment votre travail pour éviter de le perdre par accident ou d’enregistrer des modifications qui ne peuvent pas être facilement annulées.

Pour plus d’informations sur Print Formatter, veuillez visiter votre communauté FinancialForce, ou vous pouvez appuyer sur les boutons d’aide pour consulter la documentation fournie par l’outil. Vous pouvez télécharger l’outil ici.

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