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Transformer la réalisation de projets avec FinancialForce PS Cloud

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Notre pointage sur Salesforce AppExchange
4.7
5
En date du 13 mai 2021

La gestion des affectations de projets pour une équipe de dix personnes est une tâche relativement simple que vous pouvez gérer dans une feuille de calcul. Avec des mises à jour hebdomadaires de l’état des projets, vous pouvez suivre ce qui se passe, qui fait quoi, quels projets ont besoin de ressources supplémentaires, quand les projets se terminent, quand la facture doit être envoyée au client, etc. Mais au fur et à mesure que les projets se multiplient, que l’équipe s’agrandit et que les rôles se diversifient, le système devient de moins en moins efficace, car un effort manuel plus important pour rester à jour est nécessaire et il y a un manque de cohésion entre les différents processus.

En tant qu’organisation de services professionnels, Nubik place la gestion de projet au cœur de ses processus d’affaires. Lorsque l’entreprise a commencé à se développer, nous avons dû améliorer notre jeu et devenir plus efficaces dans notre façon de suivre, de surveiller et de livrer. Nous avons élaboré un processus d’examen pour comparer plusieurs systèmes afin d’identifier la solution qui répondrait à nos besoins tout en nous permettant de réaliser les meilleurs gains de productivité dans la gestion de notre entreprise.

FinancialForce Professional Services (PS) Cloud, ou Professional Services Automation (PSA), s’est démarqué et a été rapidement identifié comme notre solution de référence. Nous avons répertorié ici les principaux domaines dans lesquels nous utilisons le système pour accroître notre productivité selon les axes suivants :

  1. Création de projets à partir des occasions qui se présentent
  2. Gestion des tâches et des affectations
  3. Planification de projets
  4. Feuilles de temps
  5. Facturation
  6. Gestion des ressources

 1- CRÉATION DE PROJETS À PARTIR DES OCCASIONS QUI SE PRÉSENTENT

Fini le temps où une opportunité est gagnée et où le chef de projet doit créer manuellement le projet et saisir à nouveau les informations de base telles que le budget ou le nombre d’heures du projet. Il suffit d’appuyer sur un bouton pour créer automatiquement le projet et y reporter le budget et les autres informations pertinentes. Pour ceux qui utilisent déjà Salesforce comme plateforme CRM, c’est fantastique : les données relatives aux opportunités et aux projets résident sur la même plateforme, avec un accès direct les unes aux autres.

Puisque le projet est associé à une opportunité, les responsables peuvent facilement évaluer l’état des réservations de vente par rapport aux revenus comptabilisés.

Un autre avantage de pouvoir créer des projets à partir des opportunités est la possibilité de gérer les demandes de changement. Avec FinancialForce PS Cloud, vous pouvez combiner plusieurs opportunités, et leurs budgets associés, à un même projet. Il n’est donc plus nécessaire de faire concorder manuellement les données de vente avec les données de projet.

2- GESTION DES TÂCHES ET DES AFFECTATIONS

Pour Nubik, c’est l’un des points forts de la solution PS : s’assurer que les membres de notre équipe sont affectés aux bons projets, et que la charge de travail est répartie de manière équitable.

Le planificateur de ressources permet d’évaluer facilement la charge de travail. Vous pouvez vérifier les dates et les charges de travail pour toutes les affectations. Comme tout est intégré, les affectations seront reflétées dans la feuille de temps de l’employé (nous y reviendrons plus tard…).

Le gain de temps est considérable, de l’ordre de quelques heures par semaine. Le temps qu’il faut pour vérifier auprès de chaque employé son calendrier pour la semaine est facilement de 5 minutes par personne. Pour une entreprise de 50 personnes, cela représente rapidement 4 heures par semaine, et plus de 2 semaines par an ! C’est beaucoup de temps qui pourrait être bien mieux alloué à d’autres projets facturables.

3- PLANIFICATION DE PROJETS

Le planificateur de projet offre une vue d’ensemble de plusieurs aspects de la gestion de projet. Par exemple, la gestion du budget devient beaucoup plus efficace. La possibilité de créer et de suivre plusieurs tâches et de créer une base de référence pour chaque tâche permet une gestion plus fine du projet, de sorte que vous pouvez évaluer les dépassements de coûts potentiels avant qu’ils ne se produisent.

Le gestionnaire de projet fournit une source unique de vérité pour la gestion des feuilles de temps, des calendriers et des budgets, où tous les aspects sont entièrement interconnectés. Dès qu’un employé soumet sa feuille de temps, le diagramme de Gantt du projet est automatiquement mis à jour, et un rapport sur l’état du projet peut être facilement produit et partagé avec le client.

4- FEUILLES DE TEMPS

Entièrement intégrée à Salesforce, Time Management permet aux employés de créer et de suivre leurs feuilles de temps. Les heures travaillées sont associées à une tâche précise d’un projet donné, ce qui signifie que dès que les heures ont été saisies et approuvées, le plan du projet est automatiquement mis à jour et le chef de projet peut immédiatement accéder au budget et connaître le nombre d’heures de travail effectuées jusqu’à présent. Il s’agit d’un avantage considérable par rapport aux outils plus traditionnels tels que MS Project, qui ne disposent d’aucun moyen intégré de gérer les feuilles de temps ou la facturation.

Il en va de même pour le compte de dépenses, ce qui en fait un outil centralisé idéal.

5- FACTURATION

Le domaine dans lequel nous avons réalisé les gains les plus importants est la facturation.

Avant la solution PSA, la facturation était effectuée via une passerelle vers un autre système. Cette approche présentait plusieurs inconvénients : tout d’abord, les limitations des fonctionnalités de la passerelle avaient un impact direct sur le processus de génération des factures. En outre, le coût de la maintenance de cette passerelle et de celles des autres systèmes était assez élevé, prenant plusieurs jours par mois. Plus problématique encore était le processus de génération des factures, qui prenait plus de 3 semaines, le temps de générer une facture, de la faire réviser et approuver par le chef de projet, de l’ajuster si nécessaire et enfin de l’envoyer au client.

Avec PSA Billing, c’est magique d’avoir un seul bouton qui déclenche la génération des factures en un simple clic ! Tous les éléments sont automatiquement synchronisés, et nous pouvons rationaliser le processus de validation. Au total, nous réduisons notre cycle de facturation d’une semaine entière.

6- GESTION DES RESSOURCES

En tant que gestionnaire, il n’est pas toujours facile d’équilibrer la charge de travail de votre équipe. Réaliser qu’une de vos ressources est sous-utilisée, ou pire, qu’une personne est surchargée, sont deux situations que vous voulez éviter. Malheureusement, et je suis sûr que vous en conviendrez, elles sont bien trop fréquentes. Avec le module de gestion des ressources de PSA, nous sommes maintenant en mesure de suivre très précisément les volumes de facturation des employés de Nubik en temps réel. Cette fonctionnalité nous aide à identifier rapidement qui est en attente et qui est surchargé, ce qui nous permet de prendre des décisions proactives en matière d’allocation des ressources, plutôt que de courir après les autres en mode réactif.

La plateforme PSA de FinancialForce a radicalement changé notre approche de la gestion de nos services professionnels. Entièrement intégré à Salesforce, des occasions d’affaires à la facturation et à la comptabilité, ce système nous a fourni une vue complète des projets, des affectations, des ressources et de la facturation.

Si vous souhaitez découvrir comment FinancialForce PSA peut transformer votre entreprise, contactez-nous. Nous sommes là pour vous aider.

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